1．断定会议方针
    开会之前必需求清晰即将到达的方针，会议的方针有必要是清晰的、能够完成的、能够衡量的、实践的和有时刻约束的。
    拟定方针之后，还应该把方针细化，分解成一个个详细的“小”的方针，拟定出每一个“小”方针所需求到达的规范和起伏，然后依据各个“小”方针重要程度排出先后顺序，再预先估量出每项议题所需求的时刻并清晰列出。
    2．选择与会者
    什么样的会议，要什么样的人来参与，本着节省高效的准则，该来的要来，无关紧要的人则不用来。通常中层管理者能“当家”的，就不用把他们的上司也请来“做主”，而少量高层人员开会，也不用请许多部属“陪会”。
    有的**人尽管与会议议题有联络，但不是首要成员''那么就  可在会前寻求他的定见，而自己 
    主持人邻近，适肘扮演则不用到会。有些需求知晓会议  成果而不需求参与评论的人，那  么会后就要向他们宣告成果，也  不用到会。还有，评论过某个议题之后，与这个议题无关的人员就能够离席。总归会议约请的准则是少而精，这样既可进步会议质量，又防止使过多的人泡入会海之中浪费时刻。